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【留学希望者必見】アポスティーユとは? 手続き・申請方法などを徹底解説!

 

海外留学を予定している方なら、一度は聞いたことがあるかもしれないアポスティーユ」

留学先の大学から卒業証明書などの書類にアポスティーユを求められることもあれば、滞在許可(ビザ)の申請時にアポスティーユされた書類が必要な場合もあります。

僕もヨーロッパの大学院に合格後、大学側から卒業証明書と成績証明書のアポスティーユを取得しておくように求められましたが、まず「アポスティーユってなに…?」ってところから始まりました。

そこで今回は、出来るだけわかりやすく、そもそもアポスティーユって何?というところから、その手続き・申請方法までまとめてみました。

今後、海外留学を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

アポスティーユ申請方法から、実際に申請時に使用した書類もダウンロードできるようにしてあるので、どうぞ最後までご覧ください!

 

アポスティーユとは?

1. アポスティーユとは?

そもそもアポスティーユって何?というところからですが、まず結論から言うと

「日本で発行された書類(大学の卒業証明書など)を、渡航先の国においても公的な文書として認められるようにする手続き」になります。

 

もう少し詳しく説明するために外務省のHPを参照します。

「外国公文書の認証を不要とする条約(略称:認証不要条約)」(1961年10月5日のハーグ条約)に基づく付箋(=アポスティーユ)による外務省の証明のことです。提出先国はハーグ条約締約国のみです。アポスティーユを取得すると日本にある大使館・(総)領事館の領事認証があるものと同等のものとして、提出先国で使用することができます。

引用:外務省HP

難しい文章で少し分かりづらいのですが、つまりこのアポスティーユを取得した文書は、日本国内で使用するのと同じように、海外でも使用することができるようになります。

冒頭でも書きましたが、留学する国・大学によっては、卒業証明書や成績証明書のアポスティーユを求められることがあり、実際に僕もこのアポスティーユを求められました。

確かに大学側の立場になって考えると、留学生の卒業証明書などの文書が、しっかりと自分の国においても有効な文書として認められるようにしてもらわないと不安かもしれませんよね。

 

2. 公印確認との違いは?

先ほどの外務省のHPで確認すると「アポスティーユの他に公印確認っていうのもあるぞ…?」と思われた方も多いと思います。

このアポスティーユと公印確認のどっちを選べばいいの?という問いには、「留学を予定している国がハーグ条約締約国かどうかによる」と答えることができます。

つまり、

留学へ行く国がハーグ条約締約国 → アポスティーユ

留学へ行く国がハーグ条約非締約国 → 公印確認

ということになります。渡航先がハーグ条約締約国かどうかは外務省HPで確認することができます。

→ 外務省HPでハーグ条約締結国を確認する

 

気になる方のために、ハーグ条約についてもご説明いたします。

ハーグ条約がどういう条約か簡単にいうと「締約国間はそれぞれの国で発行された公文書の認証を不要にしましょう」という条約です。

分かりやすくWikipediaから言葉を借ります。

たとえば、日本の市役所が発行した公文書を使用する場合、日本国内であれば市長の公印が押されているのでそのまま使用できる一方、フランスの自治体に提出するためには、この文書が間違いなく市役所の発行したものであることを外務省で証明し、それに基づいて駐日フランス領事から証明を受けるという手続を踏む必要があった。この手続を認証(legalisation)と呼ぶが、煩雑であり時間を要するので、認証を不要とすることが望まれていた。本条約はこのような認証手続を不要とし、領事による認証に代えて発行国政府の作成する一定様式の証明書であるアポスティーユ(Apostille)の付与のみで足りることとした。

引用:Wikipedia

つまり、このハーグ条約締約国間では、その国で発行された文書がアポスティーユさえ取得していたら、駐日外国領事館での追加の認証が不要になるということです。

複雑な認証手続きを簡素化するための国際条約が「ハーグ条約」ということですね。

 

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手続き・申請方法

ここから、アポスティーユの手続き・申請方法について解説していきます。

前提として、この記事では教育機関(私立・国立大学、高校など)が発行する文書(卒業証明書など)のアポスティーユ取得の手続きに焦点を当てて解説していきます。

 

使わない手はない便利で簡単なワンストップサービス

まず、さっそく腰を折るような結論から申し上げるのですが、公立高校などを例外として、私立の学校法人、国公立の大学法人が発行する書類は、直接外務省でアポスティーユをすることができません(こちらで確認)。

まず公証役場で公証手続きした書類を、法務局にて押印してもらうことではじめて、外務省でアポスティーユの手続きをしてもらうことができます。

 

正直、めちゃくちゃ面倒ですよね笑

 

でも安心してください。東京都・神奈川県・大阪府の公証役場のみですが、公証手続きから、アポスティーユまで一度に取得できる「ワンストップサービス」というものがあります。このサービスを使えばわざわざ法務局や外務省に出向く必要はなくなります。

もう一つ注意点として、私立大学や国公立大学が発行する卒業証明書などをアポスティーユするためには、宣言書(Declaration)が必要になるということです。

本来ならば文書の発行機関(つまり学校)が公証依頼しなければならないところを、僕たちが代わりに公証依頼をするので、この申請文書は間違いなく正しいものです、ということを謳った宣言書が必要になるということです。

 

いろいろと話が外れましたが、このワンストップサービスを利用することを前提にアポスティーユの申請手続きをまとめると…

①証明したい書類(卒業証明書・成績証明書など)

②宣言書(Declaration) Declaration(ダウンロード可)    実際に申請時に使用したものです

③身分証明書(運転免許証・パスポートなど)

この3点を持って、東京都・神奈川・大阪のいずれかの公証役場に行けばアポスティーユの手続きができます。これ以外に、外国文書の公証手続きということで、12,000円の手数料がかかりました。

公証役場の職員さんの対応は早く、手続き自体は30分程度で終わりました。申請してその日のうちに受け取ることができるので、ワンストップサービスを使わない手はないと思います。

 

おわりに

今回は、海外留学などで必要になる「アポスティーユ」の手続き・申請方法などをご紹介いたしました。

僕も最初は「アポスティーユって何?」というところから始まり、ちゃんと手続きできるか不安でしたが、ワンストップサービスを利用すればそれほど難しくはないので、これから手続きされる方も不安になる必要はないと思います。

この記事が、少しでも皆さんの参考になれば幸いです。

 

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bayashi
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旅 ギター ノスタルジー 聖地巡礼が好きです。 北ヨーロッパの小国ラトヴィアに留学してました。 普段はギターを弾きながら生きています。最近は映画やアニメの聖地巡礼にはまってます。
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